Meer structuur, minder werkdruk dankzij Bijzonder Zorgplan

31 januari 2012 - Kun je in de ouderenzorg met een tijdelijk instrument structurele verbeteringen in de kwaliteit van de zorg voor elkaar krijgen? En dus de inzet van permanent extra geld voorkomen? Dat onderzoekt het CCE via een groepsconsultatie in Florence verpleeghuis Mariahoeve in Den Haag. In drie artikelen volgen we die consultatie en belichten we de resultaten. 

In de groepsconsultatie staat de zorg voor negentien jonge mensen met dementie (jonger dan 65 jaar) centraal. ‘Aanvankelijk riepen we de hulp van het CCE in vanwege één bewoner’, vertelt Linda van Barneveld, zorgmanager van afdeling 3-Binckhorst.

‘Deze cliënt was dement, maar nog jong, en dus fors, stevig en beweeglijk. Hij liet ondanks de intensief ingezette behandeling vanuit het multidisciplinair team nog veel agressie, verdriet en onbegrip zien. Bovendien moesten teamleden hem altijd met z’n tweeën tegelijk verzorgen. Dat leek hem niet echt goed te doen en legde een flinke druk op het team.

Wij riepen eind 2010 de hulp van het CCE in om de zorg voor deze cliënt nog beter bij zijn behoeften te laten aansluiten. In die consultatie bleek dat er op afdelingsniveau verschillende aandachtspunten waren.

GZ-psycholoog Magda Hermsen, die namens het CCE de consultatie deed: ‘Ik zag teamleden die zeer gemotiveerd waren en hard werkten, maar soms vooral vanuit de eigen emotie en intuïtief reageerden op zorgvragen en zorgbehoeften van bewoners. De structuur in de zorgverlening en in de begeleidingsstijl was niet altijd optimaal. Ook bleek de dagbesteding niet altijd aan te sluiten bij de specifieke wensen en mogelijkheden of beperkingen van de bewoners.’

Veel vaardigheden nodig

‘Jonge mensen met dementie vormen een andere cliëntengroep dan psychogeriatrische cliënten, en hebben andere problemen en behoeften’, legt Linda uit. ‘Zij zijn bijvoorbeeld sterker en lichamelijk actiever. Zij uiten zich soms relatief sneller agressief dan oudere bewoners met dementie. Dat doet een speciaal beroep op de vaardigheden van het verzorgende team.'

'Daarnaast vraagt het sociale aspect bij deze cliëntengroep extra aandacht. Veel jonge mensen met dementie hebben ook een jonge partner. En vaak hebben zij een gezin, soms nog met vrij jonge kinderen. Het team krijgt dus relatief veel te maken met familieleden en met verwerkings- en acceptatieproblematiek. Al met al doen jonge mensen met dementie zo een beroep op veel en verschillende vaardigheden van teamleden. De eerste consultatie liet zien dat er al veel goed gaat in de zorgverlening, maar dat bijvoorbeeld de communicatieafspraken en de structuur van de werkprocessen wel extra aandacht vragen.’ 

Experiment

‘Magda concludeerde dat we op afdelingsniveau een gestructureerde werkwijze nodig hadden’, vervolgt Linda. 'Haar advies aan het eind van de consultatie was dan ook om daarop in te zetten. Wij herkenden dat, maar realiseerden ons ook dat een andere werkwijze een forse investering in coaching en begeleiding zou vragen. We betwijfelden of dit financieel haalbaar was. Toen kwam het CCE met het voorstel van het Bijzonder Zorgplan (BZP). Daarmee zouden we tijdelijk extra mensen en middelen kunnen inzetten om de zorg nog meer op de behoeften van de bewoners toe te spitsen. Omdat een BZP in de verpleeghuiszorg nog niet mogelijk is, wilde het CCE, bij wijze van experiment, de kosten hiervan zelf vergoeden.’

Efficiënt en goedkoop

‘Tot nu kan een BZP alleen maar worden ingezet in de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking, vertelt Rutger Clarijs, coördinator bij het CCE. ‘Wij willen met de groepsconsultatie in Florence aantonen dat dit instrument ook succesvol kan zijn in andere sectoren. En vooral: dat je met een tijdelijke investering structurele verbeteringen voor elkaar kunt krijgen. Dat is efficiënter en goedkoper dan dat je permanent extra geld zou inzetten. In de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking bestaat daarvoor bijvoorbeeld de Toeslag extreme zorgzwaarte. Wij willen met deze groepsconsultatie laten zien dat soms kortdurende extra financiering volstaat.’

Helderheid dankzij vier clusters

Magda Hermsen, Linda van Barneveld, Marinou Arends, specialist ouderengeneeskunde, en Sandra Hazebroek, GZ-psycholoog van de afdeling, schreven samen de aanvraag voor het BZP. De kern ervan is dat de kwaliteit van zorg voor jonge mensen met dementie verbetert door te werken vanuit vier clusters, oftewel cliëntengroepen. Dat zijn cliënten met:

1     geheugenproblematiek, apraxie (handelingen niet goed kunnen uitvoeren) en desoriëntatie;

2     initiatiefloosheid;

3     ontremd gedrag en herhalingsdwang;

4     wisselende verwarde periodes.

 Bij elk cluster past een specifieke begeleidingsstijl. Een teamlid moet dus vier petten kunnen opzetten en weten welke pet ze nodig heeft in de zorg voor een bepaalde cliënt. Dankzij het BZP zou het team via coaching on the job leren om vanuit de clusters te werken. Met als uiteindelijke doelen voor de afdeling:

• kwalitatief goede zorg en begeleiding;
• een zorgsystematiek en zorgorganisatie die goed afgestemd zijn op de cliënten op de woonafdeling;
• randvoorwaarden voor de woon-/leefomstandigheden die vaststaan en waar mogelijk ingevoerd zijn op de afdeling.

De start

Een goed doortimmerd BZP, vond het CCE, en het keurde de aanvraag goed.

‘Wij hebben vervolgens samen met de EVV’ers (eerst verantwoordelijke verzorgenden)  in het Multidisciplinair Overleg alle cliënten ingedeeld per cluster’, vertelt Sandra Hazebroek, psycholoog van de afdeling. ‘Het mooie was dat we het vaak al snel met elkaar eens waren over de specifieke problemen en behoeften van de cliënten.

Inmiddels staat voor elke bewoner het cluster en de bijpassende begeleidingsstijl op papier. Sandra: ‘Nu is het de taak van de EVV’ers om hun team te coachen in het werken volgens de afspraken.’

Zij hebben daarbij hulp gekregen van de coaches Clemens de Graaf en Diana Berendsen, die het CCE heeft ingehuurd via detacheringsbureau De Cirkel. Clemens en Diana werken sinds eind oktober 2011 op de afdeling. Samen coachen ze de EVV’ers en verzorgenden in de dagelijkse praktijk.’ 

Pas op de plaats

En hoe staat het er enkele maanden later, begin 2012 voor? Linda van Barneveld: ‘Begin januari hebben we de eerste maanden van de groepsconsultatie geëvalueerd, samen met het CCE en de coaches. Weliswaar vinden de teamleden dat de werkdruk iets verminderd is, maar tegelijkertijd bleek in de evaluatie ook dat de coaches te veel deel van het team waren geworden. Hun oorspronkelijke coachingsrol vanuit het BZP was op de achtergrond geraakt. Zij moesten het zorgteam coachen in de dagelijkse zorg voor cliënten, vooral in het omgaan met bepaalde ‘moeilijke’ cliënten. En bij het eenduidig omgaan met de afspraken uit het Zorgleefdossier.

In de evaluatie bleek dat het team de coaches meer als ‘twee paar extra handen’ zag en hen zo zou blijven zien. Dat moest anders, vonden we allemaal.

We hebben vervolgens met de coaches afgesproken dat zij meer ‘met de handen op de rug’ zouden gaan werken. Zij gaan vooral het zorgteam begeleiden bij het werken vanuit de clusters en het nakomen van afspraken in het Zorgleefdossier. Daarnaast zullen zij de EVV’ers begeleiden in het coachen van teamleden. Zij coachen de EVV’ers dus direct op de werkvloer. De focus ligt daarbij op werkprocessen structureren en op communicatie. Afspraken eenduidig uitvoeren en evalueren blijkt vaak nog een heikel punt in onze zorgverlening te zijn.’

Vertrouwen

‘Wat ik goed vind van het CCE is dat we in alle openheid de voortgang hebben besproken, en dat het CCE heel concreet heeft bijgestuurd. Zo heeft CCE-coördinator Rutger met Clemens en Diana afgesproken dat zij in de coaching van EVV’ers nu alleen focussen op de inhoudelijke processen van het werk. Voor de coaching op andere EVV-taken schakelt het CCE een derde coach in. Die gaat de EVV’ers coachen bij bijvoorbeeld plannen, organiseren en signaleren, maar ook bij het communiceren met het behandelteam (de zorgmanager, de psycholoog en de specialist ouderengeneeskunde, de manager) en het eigen team. De nieuwe coach richt zich dus meer op de overstijgende aspecten.’

Die aspecten zijn essentieel, want als deze groepsconsultatie in april afgelopen is, moeten de EVV’ers de spil zijn in de nieuwe werkwijze op afdeling 3-Binckhorst. Zij moeten dan samen met het behandelteam het zorgteam gaan coachen op de vier clusters en bijbehorende begeleidingsstijlen en op de specifieke zorgbehoeften van de cliëntengroep.

De aanpassingen lijken te werken. Linda: ‘Nu, een aantal weken na de evaluatie zien we al dat de coaches meer ’helikopteren’ en de rol van coach hebben en uitdragen. Dat geeft het team duidelijkheid. Ik denk dat we op de goede weg zijn.’

In deel 2 leest u meer over de effecten van de bijgestelde koers voor de 19 cliënten, het zorgteam en het behandelteam. Dan komen ook de coaches en EVV’ers aan het woord.